イケてる名刺活用法

第4回:担当者負担軽減の秘策はこれ!

自社で名刺を作成する場合、「レイアウトを臨機応変に変更できる」、「必要な枚数だけ印刷すればいい」といったメリットがありますが、デメリットとしては「担当者の負担が増える」という点が挙げられます。

それまで外注先に電話1本FAX1枚で済んでいたものが、名刺作成ソフトでのレイアウトファイルの作成からプリンターによる名刺印刷まで、名刺に関わる全般をこなさなければなりません。

ここで注目しなければならないのは「レイアウトファイルの作成」です。

名刺の印刷はパソコンからプリンターへ印刷のコマンドと打つだけで済んでしまいます。しかし名刺のレイアウトの作成は、誤字脱字の有無や記載内容変更に伴うバランスの補正等、かなり神経を使う面があります。字が間違っていたり、レイアウトのバランスが崩れていたりしますと、それだけ名刺としての価値が無くなってしまいます。

ですので、担当者に名刺作成の負担が掛かる場合には、その業務の分散をしてみてはいかがでしょうか?つまり名刺レイアウトの原本を各自に配布し、各自で記載項目の入力をしてもらい、担当者は名刺の印刷だけに留めるのです。



役職やメールアドレスは名刺を使う人自身が一番知っている訳ですから、入力ミスは少なくなります。後は当人用に登録変更された名刺レイアウトファイルを電子メールに添付して受け渡しすればいいのです。
各自でのレイアウト作成に関しては「名刺郎 DownLoad版」をご利用いただくのが便利です。

名刺作成の担当者は渡された名刺レイアウトファイルをチェックし、印刷するだけで済みます。また若干の修正が必要な場合には印刷前に行います。

(注意:レイアウトファイルの受け渡しに際し、双方で使用するフォントは同じものにして下さい。)

これですと担当者のご負担はかなり軽減されます。